Eine Brandschutzbegehung ist nur so viel wert wie der Bericht, der danach entsteht. Erst der Mängelbericht macht aus Beobachtungen konkrete Aufgaben mit Fristen und Verantwortlichen. Gleichzeitig dokumentiert er, dass der Brandschutzbeauftragte seiner Beratungspflicht nachgekommen ist. Dieser Beitrag zeigt, was ein guter Mängelbericht im Brandschutz enthält und welche Fehler in der Praxis immer wieder vorkommen.

Wozu der Mängelbericht dient

Der Brandschutzbeauftragte berät den Unternehmer bzw. Betreiber, er entscheidet nicht für ihn. Die Verantwortung für die Beseitigung von Mängeln bleibt beim Unternehmer. Der Bericht erfüllt deshalb drei Aufgaben:

• Information: Der Unternehmer erfährt schriftlich, welche Abweichungen bestehen und wie dringend sie sind.
• Steuerung: Jeder Mangel wird zu einer Aufgabe mit Frist und verantwortlicher Person.
• Nachweis: Im Schadensfall belegt der Bericht, wer wann worüber informiert wurde. Das schützt den Betrieb und den Brandschutzbeauftragten.

Was in jeden Mängelbericht gehört

1. Kopfdaten

Objekt mit Adresse und begangenem Bereich, Datum der Begehung, Anlass (Regelbegehung, Nachbegehung, nach Umbau), Teilnehmer und Empfänger des Berichts.

2. Jeder Mangel als eigener Eintrag

Pro Mangel ein Eintrag, nicht mehrere Punkte in einem Satz. Jeder Eintrag enthält:

• Fortlaufende Nummer, damit bei Rückfragen und Nachbegehungen eindeutig ist, worum es geht
• Genauer Ort: Gebäude, Geschoss, Raum, ggf. Achse oder Türnummer. Am besten mit Markierung im Grundriss
• Sachliche Beschreibung: Was ist der Ist-Zustand, was wäre der Soll-Zustand?
• Foto mit eindeutiger Zuordnung zur Mängelnummer
• Bezug zur Anforderung, zum Beispiel Brandschutzkonzept, ASR A2.3 oder Zulassung einer Feststellanlage
• Bewertung der Dringlichkeit, zum Beispiel in den Klassen K1 bis K3
• Empfohlene Maßnahme
• Frist und verantwortliche Person

3. Status offener Mängel aus der letzten Begehung

Was wurde erledigt, was ist noch offen, was ist überfällig? Ohne diesen Abschnitt gehen Mängel zwischen zwei Begehungen verloren.

4. Abschluss und Kenntnisnahme

Kurze Zusammenfassung, Termin der Nachbegehung, Unterschrift des Brandschutzbeauftragten und die Kenntnisnahme durch den Unternehmer bzw. Betreiber.

Mängel richtig beschreiben: Beispiele aus der Praxis

Unklare Formulierungen sind der häufigste Grund, warum Mängel nicht oder falsch beseitigt werden. Ein Vergleich:

Ungenau	Besser
Brandschutztür defekt	T30-RS-Tür Treppenraum Ost, 1. OG (Tür 1.04): schließt nicht selbsttätig, Türschließer ohne Funktion. Tür vollständig schließen lassen, Schließer instand setzen lassen.
Fluchtweg zugestellt	Flur EG zwischen Lager und Notausgang Nord: Paletten verengen den Fluchtweg auf ca. 0,6 m. Paletten sofort entfernen, Lagerverbot im Flur kennzeichnen.
Feuerlöscher abgelaufen	Feuerlöscher Werkstatt (Nr. 12): letzte Prüfung 03/2023, Prüffrist überschritten. Prüfung durch Sachkundigen veranlassen, bei Ersatz PFAS-freies Gerät vorsehen.

Die Faustregel: Wer den Bericht liest, ohne bei der Begehung dabei gewesen zu sein, muss den Mangel finden und verstehen können, was zu tun ist.

Dringlichkeit und Fristen

Bewährt hat sich eine Einteilung in drei Klassen:

• K1 – sofort: akute Gefahr für Personen, zum Beispiel ein verschlossener Notausgang. Wird noch während der Begehung mit dem Verantwortlichen geklärt und im Bericht als erledigt oder veranlasst vermerkt.
• K2 – kurzfristig: erhebliche Abweichung ohne akute Gefahr, typischerweise innerhalb weniger Wochen.
• K3 – mittelfristig: organisatorische oder dokumentarische Mängel, zum Beispiel ein veralteter Flucht- und Rettungsplan.

Entscheidend ist ein konkretes Datum statt „zeitnah“. Nur ein Datum lässt sich bei der Nachbegehung überprüfen.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Keine verantwortliche Person: „Die Haustechnik“ ist keine Person. Ohne Namen fühlt sich niemand zuständig.
2. Fotos ohne Zuordnung: Ein Fotoanhang mit 40 Bildern ohne Mängelnummer hilft niemandem.
3. Bericht kommt zu spät: Wochen nach der Begehung ist die Dringlichkeit verloren. Der Bericht sollte innerhalb weniger Tage vorliegen.
4. Keine Nachverfolgung: Offene Mängel aus dem letzten Bericht werden nicht aufgegriffen.
5. Kein Nachweis der Übergabe: Ohne Kenntnisnahme lässt sich später nicht belegen, dass der Unternehmer informiert war.

Vom Papier zum digitalen Bericht

Klassisch entsteht der Bericht in zwei Schritten: Notizen und Fotos vor Ort, danach Stunden am Schreibtisch mit Abtippen, Fotos zuordnen und Tabellen pflegen. Genau hier setzt BROSIQ an:

• Jeder Mangel wird vor Ort mit Foto, Diktat und Verortung im Grundriss erfasst
• Nummer, Klasse, Frist und Verantwortliche werden direkt zugeordnet
• Der Bericht als PDF entsteht automatisch, ohne Nacharbeit
• Offene Mängel werden bei der nächsten Begehung automatisch wieder aufgegriffen
• Im Betreiberportal sieht Ihr Kunde jederzeit den Stand der Mängelbeseitigung

Passend dazu

Wie die Begehung selbst abläuft und welche Bereiche sie abdeckt, beschreibt unser Beitrag Brandschutzbegehung: Checkliste und Ablauf. Dort gibt es auch die kostenlose Checkliste als PDF. Wie Sie Mängel direkt vor Ort digital erfassen, zeigt der Beitrag Brandschutzbegehung digital dokumentieren.

Häufige Fragen

Wer erhält den Mängelbericht?

In erster Linie der Unternehmer bzw. Betreiber, denn er trägt die Verantwortung für die Umsetzung. Je nach Organisation zusätzlich Fachkraft für Arbeitssicherheit, Haustechnik oder Facility Management.

Wie lange sollte ein Mängelbericht aufbewahrt werden?

Eine einheitliche gesetzliche Frist gibt es nicht. Empfehlenswert ist, Berichte mindestens bis zur nächsten vollständigen Begehung und darüber hinaus so lange aufzubewahren, wie sie für Nachweise relevant sein können. Viele Betriebe bewahren sie mehrere Jahre auf.

Was tun, wenn Mängel nicht beseitigt werden?

Den Mangel im nächsten Bericht erneut aufführen, als überfällig kennzeichnen und den Unternehmer schriftlich darauf hinweisen. Bei akuter Gefahr gehört der Hinweis sofort und nachweisbar an die Unternehmensleitung.

Autor: Sascha Broedel, Sachverständiger und Fachplaner Brandschutz (TH), Mitglied im Bundesverband deutscher Sachverständiger, über 25 Jahre Feuerwehrpraxis.